Oferty pracy w zespole organizacyjnym

Fundację Otwarta Przestrzeń powołaliśmy w 2017 roku, a wraz z nią otworzyliśmy centrum terapii dla osób LGBTQIAP i ich bliskich. Wizją Fundacji jest dobrostan psychiczny każdej osoby LGBTQIAP w Polsce. Aby urzeczywistnić tę wizję, organizujemy wsparcie, warsztaty rozwojowe, szkolenia profesjonalistek_ów oraz podejmujemy działania psychoedukacyjne w oparciu o aktualną światową wiedzę naukową.

Świadczymy bezpłatną i odpłatną pomoc psychologiczną i seksuologiczną, terapię uzależnień, psychoterapię, terapię głosu, a także warsztaty oraz szkolenia. Nasz zespół składa się z trzydziestu osób w zespole programowym i pięciu osób w zespole organizacyjnym.

Jako organizacji skierowanej do społeczności osób LGBTQIAP i ich bliskich zależy nam na wyrównywaniu szans i zwalczaniu wszelkiej dyskryminacji. Do wzięcia udziału w rekrutacji szczególnie zachęcamy osoby trans- i interpłciowe, osoby niebinarne, homo-, bi- i aseksualne oraz queerowe.

Lokale Fundacji przy ul. Wawelskiej 28 oraz ul. Elektoralnej 4/6 nie są dostosowane do potrzeb osób z niepełnosprawnościami ruchowymi (schody przed wejściem oraz wewnątrz lokalu, wąskie przejścia i stanowisko recepcyjne, małe kuchnia i toaleta). Dołożymy starań, aby odpowiedzieć na potrzeby osób zatrudnianych i znaleźć rozwiązania, jednak mamy świadomość, że część barier może stanowić trudność w podjęciu pracy na opisanym stanowisku.

Dołącz do naszego zespołu i pomóż nam dbać o zdrowie psychiczne osób LGBTQIAP z całej Polski.

Z tej strony zespół Fundacji Otwarta Przestrzeń. Jeśli jeszcze nas nie znasz — działamy od 2017 roku. Do tej pory przeprowadziliśmy ponad 49 000 sesji, a z naszych usług skorzystało już 5 000 osób. To dopiero początek — mamy ambitne plany na przyszłość.

Szukamy osoby na stanowisko specjalistki_ty ds. administracyjnych, którx będzie odpowiadać przede wszystkim za administracyjną obsługę Fundacji, rozliczenie projektów, przygotowywanie umów, nadzór nad pracą recepcji, ale także będzie czasem na niej samodzielnie pracować.

Nasze działania są Ci bliskie? Chcesz, żeby więcej osób LGBTQIAP+ mogło skorzystać z pomocy psychologicznej — niezależnie od zasobności portfela?
Kochasz kolorowe segregatory i porządek?
Masz doświadczenie, świetną organizację pracy i działasz samodzielnie?
Lubisz pracę z ludźmi i nie obawiasz się rozmów przez telefon z obcymi?

Dołącz do nas!
Aplikuj wysyłając CV na adres rekrutacja@otwartaprzestrzen.pl i wypełnij ankietę: https://forms.gle/aDsg3zN7vmpG6jNa7

Szukamy osoby, która:

• potrafi skupić się na szczegółach i lubi Excela oraz inne tabelki;
• działa samodzielnie i umie ustalać priorytety przy wielu zadaniach;
• aktywnie szuka rozwiązań, zamiast czekać na instrukcje;
• jest obowiązkowa, zdyscyplinowana i zorganizowana;
• wykazuje się inicjatywą i nie boi się podejmować działania;
• nie ma problemu z przyznaniem, że potrzebuje wsparcia lub nie zdąży na czas;
• jest komunikatywna, uważna na innych i otwarta w kontaktach;
• dobrze czuje się w bezpośrednim i telefonicznym kontakcie z osobami klienckimi;
• w swojej pracy kieruje się dobrem organizacji;
• potrafi być asertywna, kiedy sytuacja tego wymaga;
• ceni różnorodność i traktuje akceptację jako ważną wartość.

Dodatkowo zależy nam, żeby osoba:

• miała doświadczenie na podobnym stanowisku;
• posługiwała się językiem polskim na poziomie zaawansowanym (w mowie i piśmie);
• znała język angielski na poziomie co najmniej średniozaawansowanym;
• obsługiwała komputer i urządzenia biurowe w stopniu średniozaawansowanym;
• sprawnie pracowała w systemie Windows i znała programy pakietu Office na poziomie zaawansowanym.

Księgowość/finanse

• bieżące rozliczanie finansowe zmian recepcji i prowadzenie raportów kasowych;
• wystawianie faktur sprzedaży;
• przygotowywanie miesięcznych rozliczeń usług wykonanych przez zespół programowy;
• bieżące opisywanie merytoryczne, dekretowanie i zatwierdzanie dokumentów księgowych;
• realizacja przelewów;
• pilnowanie terminów zobowiązań finansowych i publiczno-prawnych (PIT-4R, ZUS i VAT-9M);
• obsługa programu Comarch Optima;
• współpraca z biurem księgowym;
• opracowywanie zestawień i raportów finansowych na potrzeby zarządu i osób koordynujących projekty;
• bieżący monitoring realizacji budżetu organizacji;
• przygotowywanie dokumentacji na potrzeby kontroli organów publicznych.

Kadry:

• tworzenie aneksów do umów o pracę, umów i rachunków cywilnoprawnych;
• wsparcie w prowadzonych rekrutacjach;
• prowadzenie akt osobowych;
• pilnowanie terminów badań okresowych, szkoleń BHP i innych obowiązków pracodawcy.

Projekty:

• koordynacja projektów zgodnie z wytycznymi;
• prowadzenie dokumentacji merytorycznej i administracyjnej we współpracy z zespołem programowym;
• monitoring wskaźników w projektach i prawidłowości ich realizacji;
• nadzór nad budżetem i harmonogramem projektów;
• bieżące rozliczanie projektów;
• tworzenie sprawozdań merytorycznych i finansowych;
• przygotowywanie dokumentacji na potrzeby kontroli projektów;
• współpraca z organizacjami grantodawczymi;
• wsparcie w tworzeniu wniosków grantowych i samodzielnie tworzenie prostych wniosków.

Pozostała dokumentacja i procedury:

• tworzenie miesięcznych i rocznych sprawozdań merytorycznych;
• tworzenie i aktualizacja regulaminów, procedur i wewnętrznych instrukcji;
• obsługa korespondencji;
• realizacja obowiązków wynikających ze Standardów Przeciwdziałania Krzywdzeniu Dzieci;
• dbanie o porządek w dokumentacji i jej bieżąca archiwizacja.

Współpraca wewnętrzna i rozwój:

• współorganizacja, koordynacja i udział w wydarzeniach Fundacji;
• wsparcie zarządu Fundacji w bieżącej działalności;
• zastępowanie przełożonych w przypadku ich nieobecności;
• proponowanie i wprowadzanie usprawnień;
• bieżąca współpraca z całym zespołem Fundacji.

Koordynacja pracy recepcji:

• nadzór nad pracą recepcji i realizacją obowiązujących procedur, wsparcie w rozwiązywaniu trudnych lub nietypowych sytuacji z osobami klienckimi lub zespołem;
• układanie grafików pracy, monitorowanie i zatwierdzanie czasu pracy;
• współpraca z zespołem programowym;
• praca na recepcji kilka razy w miesiącu oraz zastępstwa w przypadku nieobecności;
• rekrutacja na stanowisko recepcjonistki_ty i wdrażanie nowych osób pracowniczych.

Obsługa recepcji i osób klienckich:

• kontakt z klientkami_tami w formie: bezpośredniej, telefonicznej oraz pisemnej;
• obsługa systemu zapisów;
• udzielanie informacji na zapytania odnośnie oferty i usług;
• prowadzenie listy osób oczekujących;
• pobieranie płatności gotówką i kartą, rejestracja płatności w systemie fiskalnym;
• windykacja należności.

Wsparcie zespołu:

• realizacja procedur obiegu dokumentów;
• drukowanie i kopiowanie dokumentów;
• wsparcie organizacyjno-administracyjne zespołu;
• utrzymywanie bieżącego porządku.

Zarządzanie przestrzenią i biurem:

• zakupy materiałów i zaopatrzenia do biura i przestrzeni terapeutycznej;
• konserwacja sprzętu i wyposażenia fundacji oraz organizacja specjalistycznego serwisu;
• dbanie o porządek, estetykę i funkcjonalność przestrzeni Fundacji.

Pozostałe:

• reprezentowanie Fundacji w kontaktach z organizacjami, instytucjami i na różnych wydarzeniach;
• aktualizacja wiedzy na temat dostępnych grantów i szkoleń dla organizacji pozarządowych oraz różnych aspektów ich funkcjonowania;
• inne zadania zlecone przez przełożonych.

Rekrutacja podzielona jest na trzy etapy:

• ETAP I – wstępne rozmowy telefoniczne i wyłonienie osób do zaproszenia na stacjonarną rozmowę rekrutacyjna;
• ETAP II – rozmowa rekrutacyjna w centrum terapii lub biurze Fundacji;
• ETAP III – wybór osoby do zatrudnienia i ponowne spotkanie w celu omówienia szczegółów i zaprezentowania stanowiska pracy.

Informacje dodatkowe dotyczące rekrutacji:

• Rekrutacja będzie prowadzona do czasu znalezienia odpowiedniej osoby i może zostać skrócona lub wydłużona.
• Zastrzegamy sobie prawo do kontaktu tylko z wybranymi osobami.

Prześlij nam swoje CV w formacie PDF na adres rekrutacja@otwartaprzestrzen.pl i wypełnij ankietę: https://forms.gle/aDsg3zN7vmpG6jNa7.

W aplikacji możesz podać preferowane imię i nazwisko, na tym etapie nie potrzebujemy danych z dowodu.

Ze względu Kodeks Etyki Zawodu Psychologa, który mówi m.in. że terapeutka_ta nie może wchodzić z klientką_tem w inną rolę także po zakończeniu terapii, zgłoszenia od naszych byłych i aktualnych klientek_tów Fundacji nie będą rozpatrywane.

W CV prosimy o zamieszczenie klauzuli: „Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych w celu rekrutacji zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i  w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE”.

Aplikacje bez klauzuli nie będą rozpatrywane. Więcej informacji o przetwarzaniu danych osobowych w procesie rekrutacji znajdziesz na dole oferty.

1. Administratorką danych osobowych zawartych w aplikacji jest Fundacja Otwarta Przestrzeń z siedzibą w Warszawie (02-695), ul. Orzycka 24/43, wpisana do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej oraz do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XIII Wydział Gospodarczy, pod numerem KRS: 0000696982, NIP: 521-379-91-07, REGON: 368553099.
2. Twoja dane osobowe przetwarzane są zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych (tzw. RODO).
3. Podanie danych osobowych jest dobrowolne i ich przetwarzanie odbywa za Twoją zgodą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Jednak odmowa ich podania uniemożliwia udział w procesie rekrutacji.
4. Zachęcamy do umieszczenia w CV klauzuli zgody na przetwarzanie danych osobowych. Jeśli jej nie dodasz – i tak przyjmiemy, że przesłanie CV oznacza Twoją zgodę na kontakt w ramach tego procesu.
5. Dane będą przetwarzane do zakończenia rekrutacji, po czym zostaną usunięte, chyba że wyrazisz zgodę na ich przechowywanie na potrzeby przyszłych procesów rekrutacyjnych.
6. Masz prawo żądać od nas dostępu do Twoich danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania oraz do przenoszenia danych.
7. Możesz wnieść sprzeciw z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją wobec przetwarzania Twoich danych w celu wynikającym z prawnie uzasadnionych interesów (art. 6 ust. 1 lit f RODO).
8. Przysługuje Ci skarga do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-191 Warszawa).
9. Z osobą odpowiedzialną za nadzór nad przetwarzaniem danych osobowych możesz skontaktować się pod adresem e-mail: iodo@otwartaprzestrzen.pl.